Erlend gögn sem afhent eru til skráningar eiga að vera í frumriti. Þjóðskrá gerir almennt þá kröfu að erlend skjöl sem eru afhent til skráningar í þjóðskrá séu lögformlega staðfest (legalized or authenticated). Ef skjöl eru ekki á ensku eða norrænu tungumáli þarf löggilt þýðing að fylgja með þeim.
Ef ekki er unnt að þýða skjal hér á landi þá þarf viðurkennt stjórnvald í því landi sem gaf út skjalið að gefa út staðfest afrit á ensku. Ef ekki er unnt að afla staðfestingar stjórnvalds þá getur verið fullnægjandi að staðfesting á löggildingu þess sem þýddi skjalið fylgi með þýðingunni. Þjóðskrá leggur mat á skjöl sem eru á ensku og norrænum tungumálum.
Listi yfir löggilta skjalaþýðendur
Félag löggiltra dómtúlka og skjalaþýðenda
Löggilding dómtúlka og skjalaþýðenda á vef Ísland.isTvær viðurkenndar leiðir eru til þess að lögformlega staðfesta skjöl, Apostille vottun eða keðjustimplun. Hvernig skjal er lögformlega staðfest ræðst af útgáfulandi þess.
Til að fá Apostille vottun þarf að koma frumriti skjalsins til þess aðila sem sér um slíka vottun í útgáfulandi skjalsins.
Upplýsingar um hvaða lönd eru aðilar að Apostille samningnum.
Skjalið þarf að hafa keðjustimplun (legalization) frá upprunalandi skjalsins og sendiskrifstofu Íslands gagnvart því landi m.ö.o. skjalið þarf tvo stimpla til þess að teljast lögformlega staðfest. Til að fá slíka stimplun þarf að senda frumskjalið til utanríkisráðuneytis þess lands sem gaf út skjalið. Viðkomandi ráðuneyti staðfestir skjalið og sendir það áfram til sendiráðs Íslands gagnvart því landi. Sendiráð Íslands gagnvart landinu staðfestir að lokum að fyrri stimpillinn sé réttur.
Umboð eiga að vera dagsett og verða nöfn og kennitölur allra að koma þar fram: þess sem umboðið veitir, umboðshafa og tveggja votta.
Umboðshafi verður að auðkenna sig með löggildu skilríki (nafnskírteini, ökuskírteini eða vegabréf) þegar hann framvísar umboði.
Í umboðum þarf að koma skýrt fram til hvaða verka umboð er veitt. Allsherjarumboð sem eru skilyrt við fjármál o.þ.h. eru ekki fullnægjandi til afhendingar á vottorðum þjóðskrár eða vegabréfum.
Umboð eiga að vera undirrituð af þeim sem umboðið veitir og á undirskriftin að vera vottuð af tveim einstaklingum.
Ef um erlenda ríkisborgara er að ræða sem ekki eru í þjóðskrá þurfa ljósrit af vegabréfum eða öðrum ferðaskilríkjum vottanna að fylgja umboðinu. Á ljósritum skilríkja þarf undirskrift að vera sýnileg.
Vegna EES/EFTA flutnings
Eftirfarandi tryggingar eru fullnægjandi sem sjúkratrygging vegna EES/EFTA skráningar. Einungis þarf að skila inn einu af eftirtöldu:
- EHIC sjúkratryggingakortið
- S1
- Einkatrygging
Athugið að ferðatrygging er ekki fullnægjandi nema það komi skýrt fram að tryggingin gildi einnig ef lögheimili sé skráð í öðru landi og að tímabil tryggingar sé nógu langt.
Framfærsluyfirlýsing er vottuð yfirlýsing um að tiltekinn einstaklingur ætli að framfleyta öðrum einstaklingi á meðan á dvöl viðkomandi á Íslandi stendur yfir.
Á framfærsluyfirlýsingu þarf að koma fram hver er að framfleyta hverjum, dagsett yfirlýsing um vilja og getu þess sem undirritar yfirlýsinguna til að framfleyta viðkomandi og undirrituð af þeim sem ætlar að framfleyta. Yfirlýsingin þarf að vera vottuð af tveimur lögráða einstaklingum.
Gögn sem staðfesta framfærslugetu viðkomandi þurfa fylgja með (sjá að ofan) og afrit af löggiltum skilríkjum framfærsluaðila ef við á.
Vegna flutnings barna
Samþykkisyfirlýsing er vottuð yfirlýsing um að skrá megi lögheimili barns á Íslandi.
Á samþykkisyfirlýsingu þarf að koma fram dagsetning, nöfn og fæðingardagar barns og foreldra, samþykki fyrir flutningi og skráningu og undirskrift þess foreldris sem ekki flytur með. Í þeim undantekninga tilvikum þar sem foreldrar barns flytja ekki með til Íslands eða eru ekki skráðir með lögheimili á Íslandi (t.d. í tilvikum skiptinema yngri en 18 ára) þá þurfa báðir forsjáraðilar að skrifa undir yfirlýsinguna, einnig þarf að koma skýrt fram hjá hverjum barnið á að hafa lögheimili hjá á Íslandi.
Yfirlýsingin þarf að vera vottuð af "Notary Public" eða afrit af skilríki viðkomandi þarf að fylgja. Yfirlýsingin má ekki vera eldri en 6 mánaða þegar hún er lögð fram og afrit af skilríkjum þess sem ekki flytur til Íslands þarf að fylgja með.