Þjóðskrá Íslands heldur þjóðskrá þar sem skráðar eru upplýsingar um einstaklinga sem eru búsettir á Íslandi eða hafa sérstök tengsl við landið. Þessi skrá, þjóðskrá, samanstendur af eftirtöldum skrám;
- þjóðskrá, þar sem allir íslenskir ríkisborgarar og erlendir ríkisborgarar sem hafa haft lögheimili á Íslandi eru skráðir.
- horfinnaskrá, sem er sérstök skrá yfir alla sem látast og hafa verið í þjóðskrá.
- utangarðsskrá þar sem fram fer skráning þeirra erlendu einstaklinga sem ekki hafa fasta búsetu (lögheimili) á Íslandi og þeirra sem þurfa á kennitölu að halda vegna sérstakra aðstæðna.
Utangarðsskránni var upphaflega ætlað að vera innanhússskrá og var tilgangur hennar að halda utan um útgáfu kennitalna til að koma í veg fyrir að tveir eða fleiri einstaklingar fengju sömu kennitölu. Þróunin varð þó önnur. Vitneskja um skrána varð almenn og vegna þarfa hins opinbera til þess að tryggja auðkenningu einstaklinga í opinberum kerfinu var í auknum mæli farið að skrá einstaklinga í utangarðsskrá og úthluta þeim kennitölum.
Það hefur einnig gætt misskilnings um utangarðsskrána. Einkum hefur borið á því að menn halda að allir sem eru á utangarðsskrá séu skráðir í þjóðskrá eða muni verða skráðir í þjóðskrá. Svo er þó alls ekki og skráning á utangarðsskrá skapar einstaklingnum ekki nein réttindi. Þar sem kennitalan er svo samofin íslensku samfélagi þurfa einstaklingar oft á kennitölu að halda, t.d. erlendir starfsmenn sem þiggja laun hér við tímabundin störf, erlendir einstaklingar sem koma í atvinnuleit, erlendir námsmenn, starfsmenn sendiráða, einstaklingar sem stunda viðskipti hér á landi eða sitja í stjórnum fyrirtækja og þeir sem þiggja einhvers konar greiðslur frá Íslandi, t.d. vegna trygginga eða lífeyris.
Erlendir ríkisborgarar sem eru skráðir eru á utangarðsskrá þurfa ekki að gera grein fyrir sér á sambærilegan hátt og einstaklingar sem skráðir eru til lögheimilis á Íslandi. Skráðar upplýsingar á utangarðsskrá eru ekki byggðar á eins áreiðanlegum grunni og skráðar upplýsingar í þjóðskrá, t.a.m. staðfestir Þjóðskrá Íslands ekki upplýsingar sem eru skráðar um einstaklinga á utangarðsskrá hvort heldur nafn, ríkisfang, póstfang, fæðingardag o.fl. Engar skyldur hvíla á þeim sem eru skráðir á utangarðsskrá til þess að veita upplýsingar um hvort þeir dvelja á Íslandi eða ekki þ.e. svo lengi sem dvöl viðkomandi er í samræmi við lög um útlendinga og þar af leiðandi eru upplýsingar um skráð póstföng í utangarðsskrá óáreiðanleg. Skráin veitir því ekki upplýsingar um hversu margir á utangarðsskrá eru í raun og veru á Íslandi. Hins vegar er það svo að erlendir ríkisborgarar sem hyggjast dvelja hér til lengri tíma þurfa að uppfylla skilyrði útlendingalaga og skrá sig til lögheimilis á Íslandi. Skráningar á utangarðsskrá veita ekki upplýsingar um fjölda erlenda ríkisborgara sem koma tímabundið til landsins á tilteknu tímabili til starfa t.d. í tilvikum þar sem EES/EFTA ríkisborgarar sem hafa verið skráðir á þjóðskrá eða utangarðsskrá og eiga þar með kennitölu mega koma aftur til landsins og geta dvalið í allt að 3-6 mánuði án þess að tilkynna formlega um komu sína. Í mörgum tilvikum eru erlendir ríkisborgarar skráðir beint á þjóðskrá þ.e. þeir eru aldrei skráðir á utangarðsskrá.
Við samanburð á milli ára þarf að hafa í huga að gerðar voru breytingar á verkferlum hjá Þjóðskrá Íslands sem hefðu átt að fækka skráningum á utangarðsskrá. Til dæmis voru Norðurlandabúar sem fluttu lögheimili sitt til Íslands ávallt nýskráðir á utangarðsskrá og síðan færðir yfir á þjóðskrá, en frá því í febrúar 2014 hafa þeir verið skráðir beint á þjóðskrá. Ennfremur var verklagi hjá Vinnumálastofnun og Háskóla Íslands breytt árið 2014 sem leiddi til þess að umsóknum um skráningu á utangarðsskrá fækkaði. Leiða má líkum að því að upplýsingar um kennitölubeiðendur í samantektinni sé ekki vísbending um fjölgun nýskráninga erlendra ríkisborgara á grundvelli atvinnu í tiltekinni atvinnugrein.
Engin lög, reglur eða reglugerðir eru til um útgáfu kennitala hvort heldur í þjóðskrá eða utangarðsskrá. Skráning á utangarðsskrá byggir á reglu sem gefin var út af Hagstofu Íslands árið 1987 um skráningu og notkun kennitalna vegna þarfa hins opinbera.
Erlendir ríkisborgarar sem dvelja til lengri tíma á Íslandi og eru skráðir á utangarðsskrá hafa ekki skráð sig á fullnægjandi hátt til landsins.