Persónuvernd og öryggi

Meðferð og miðlun persónuupplýsinga

Hvaða upplýsingar ber Þjóðskrá að skrá í þjóðskrá?

Eftirfarandi upplýsingar eru skráðar í þjóðskrá:

kennitala	fæðingarstaður
nafn	ríkisfang
kyn	trúfélagsaðild
hjúskaparstaða	bannmerking vegna úrtakslista og/eða markpósts
sambúð	forsjá barna
lögheimili	kynforeldrar og feðrun barna
aðsetur ef við á	ættleiðing
fjölskyldunúmer

Auk þess heldur Þjóðskrá utan um breytingar á ofangreindum skráningum. Upplýsingar um forsjá barna, kynforeldra, feðrun barna og ættleiðingar eru ekki skráðar í þjóðskrá, þ.e. í tölvukerfi þjóðskrár.

Í kerfiskennitöluskrá (áður utangarðsskrá), þ.e. skrá sem inniheldur upplýsingar um erlenda ríkisborgara sem hafa ekki skráð lögheimili á Íslandi, eru skráðar eftirfarandi upplýsingar:

nafn	aðsetur á Íslandi
kennitala	lögheimili erlendis
kyn	upplýsingar um umsækjanda kennitölu
ríkisfang	upplýsingar um dvalarleyfisheimild

Hvaðan berast skráningarupplýsingar til Þjóðskrár?

Beiðnir/tilkynningar um skráningu í þjóðskrá berast ýmist frá opinberum aðilum eða frá einstaklingum.

Frá opinberum aðilum berast t.d. fæðingartilkynningar, lögskilnaðir, hjónavígslur, forsjá barna og nafngjöf.

Frá einstaklingum berast t.d. tilkynningar um búferlaflutninga, nafngjafir barna, skráningu sambúðar, nafnbreytingar, bannmerkingar og breytingar á högum fólks sem fara fram í útlöndum, t.d. hjónavígslur, fæðingar, nafnbreytingar og skilnaðir.

Skráning og miðlun upplýsinga úr þjóðskrá

Skráningargögn eru skráð í kerfi þjóðskrár eins fljótt og unnt er. Um leið og skráningu er lokið er mögulegt að miðla upplýsingum.

Upplýsingar eru veittar með vottorðum og með rafrænum hætti.

Vottorð sem byggja á skráningarupplýsingum úr þjóðskrá og varða tiltekinn einstakling eru einungis afhent þeim sem tilgreindur er á vottorðinu eða gegn umboði. Einstaklingur getur einungis pantað vottorð fyrir sjálfan sig og börn sín auk þeirra sem hann kann að hafa forsjá yfir. Vottorðin eru send á lögheimili viðkomandi eða í tölvupósti að því gefnu að viðkomandi hafi auðkennt sig með auðkenningarleiðum Ísland.is.
Vottorðapantanir

Rafræn miðlun á þjóðskrá. Fyrirtækjum, stofnunum og einstaklingum stendur til boða að nota grunnskrá þjóðskrár vegna starfsemi sinnar. Í þessu felst að þegar tilteknar upplýsingar eru skráðar í tölvukerfi þjóðskrár, t.d. þegar fæðingarstofnun tilkynnir fæðingu barns, þá er barnið skráð í þjóðskrá og að því loknu birtist kennitala þess í uppflettingu hjá þeim sem hafa aðgang að skránni.

Sækja þarf um aðgang og gera samning við Þjóðskrá áður en gögn verða aðgengileg.

Sérvinnslur og keyptur aðgangur

Úr þjóðskrá eru unnin ýmis úrtök að hálfu Þjóðskrár eða fyrirtækja sem hafa heimild til úrtaksgerðar. Úrtök Þjóðskrár eru meðal annars íbúaskrár, kjörskrárstofnar, vottorð og sértækar vinnslur. Úrtök vegna til dæmis skoðanakannana eða markaðsrannsókna eru unnin af fyrirtækjum sem hafa gert samning við Þjóðskrá um þessháttar vinnu.

Hjá Þjóðskrá getur fólk undanþegið sig því að vera á úrtakslistum með því að skrá sig á bannskrá.

Rannsóknir sem falla undir svokallaðar vísindarannsóknir eru undanskildar.

Reglur nr. 36/2005 um bannskrá þjóðskrár og 21. gr. laga um persónuvernd nr. 90/2018

Þjóðskrá skiptist í þrjár skrár, þjóðskrá, kerfiskennitöluskrá (áður utangarðsskrá) og horfinnaskrá. Eftirtaldir aðgangsflokkar eru í boði:

Grunnskrá þjóðskrár: Nafn einstaklings, kennitala, lögheimili, póstnúmer, póststöð, bannmerking og ef við á, nafn og póstfang umboðsmanns þess sem búsettur er erlendis.
Grunnskrá þjóðskrár með viðbótarupplýsingum: Sömu upplýsingar og í lið 1 og að auki eru aðrar upplýsingar, svo sem fjölskyldunúmer, hjúskaparstaða, kennitala maka, kyn, lögheimili, lögheimiliskóði og fæðingarstaður.
Lokað uppflettikerfi: Nafn einstaklings, hjúskaparstaða og kennitala maka, fjölskyldunúmer, kyn og uppfletting á lögheimili. Í lokuðu uppfletti er miðlað grunnskrá. Mögulegt er að fá aðgengi viðbótarupplýsingum með sérstakri heimild frá Þjóðskrá.
Kerfiskennitöluskrá 1 (áður utangarðsskrá 1): Nafn einstaklings, kennitala, götuheiti, póstnúmer og póststöð dvalarstaðs, sveitarfélag og kennitölubeiðandi.
Kerfiskennitöluskrá 2 (áður utangarðsskrá 2): Nafn einstaklings, kennitala, götuheiti, póstnúmer og póststöð dvalarstaðs, sveitarfélag, kennitölubeiðandi, dagsetning síðustu breytinga, dagsetning nýskráningar, ríkisfang og kyn.
Horfinnaskrá 1: Nafn einstaklings, kennitala, lögheimili við andlát, sveitarfélag og andlátsdagur.
Horfinnaskrá 2: Nafn einstaklings, kennitala, lögheimili við andlát, sveitarfélag, andlátsdagur, kyn, hjúskaparstaða, kennitala maka.
Horfinnaskrá 3: Nafn einstaklings, kennitala, lögheimili við andlát, sveitarfélag, andlátsdagur, kyn, hjúskaparstaða.
Breytingasaga: Upplýsingar um breytingasögu einstaklinga, t.d. hjúskaparsögu eða lögheimilissögu, er einungis miðlað til opinberra aðila sem þurfa starfs síns vegna aðgang að slíkum upplýsingum, t.d. Tryggingarstofnun ríkisins og Ríkisskattstjóri.

Önnur upplýsingagjöf til að mynda vegna fyrirspurna sem berast bréfleiðis eða í síma eru metnar í hverju tilfelli fyrir sig. Upplýsingar um núverandi lögheimili einstaklinga og fullt nafn (rithátt) eru dæmi um upplýsingar sem eru almennt veittar til þriðja aðila sé þess óskað. Upplýsingar um kennitölur, hjúskaparstöðu, maka o.s.frv. eru ekki veittar til þriðja aðila.

Meðferð upplýsinga og gagna sem berast til skráningar - upplýsingaöryggi

Vottuð stofnun

Þjóðskrá hlaut í febrúar 2006 vottun frá bresku staðlastofnuninni, BSI, samkvæmt ISO 27001:2013 staðlinum um stjórnun upplýsingaöryggis og hefur haldið vottuninni síðan. Öflug gæðakerfi, byggð á viðurkenndum stöðlum, undir eftirliti óháðs aðila, er sú leið sem stofnunin hefur valið til að tryggja eins og framast er unnt öruggt skráarhald og skilvirka starfshætti.

Um upplýsingaöryggi

Trúnaður starfsmanna Þjóðskrár
Vísað er í lög nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins vegna ábyrgðar og viðurlaga t.a.m. vegna þagmælsku og trúnaðar. Starfsfólk sem meðhöndlar viðkvæm persónugreinanleg gögn hefur jafnframt sett sér siðareglur sem ber að fylgja í hvívetna.